I tabellform kan du se statistiken för valfritt år eller rullande 12 månader.
Varje chef får se de anställda som man har behörighet till, som i detta fall Elevhälsan
All statistik kan brytas ner på valfria kategorier och ner till individnivå och månad. Här ett exempel för 2024-11-01 för Elevhälsan:
Ni kan ställa in vilken statistik ni vill se i de olika tabellerna och vilka urval man ska kunna göra. Det gör ni under Administrationsdelen
Exempel på vanliga HR-Nyckeltal
Exempel på vanliga HR-Nyckeltal:
Antal anställda
Man brukar beskriva hur många personer som arbetar i organisationen fördelat på:
• Kön
• Åldersgrupper
• Yrken
• Anställningsform
• Kompetenser, t.ex lärare med examen eller andel som doktorerat inom universitet
Resursanvändning av personal,
(arbetad tid uttryckt som heltider)
Det finns flera definitioner på hur man räknar fram heltider:
• Heltidsekvivalenter, HTE på svenska och FTE på engelska. Kan beräknas som anställningsgrad per månad minus längre obetald frånvaro.
• Årsarbetare/medelantal anställda, summa arbetade timmar under ett år delat med mått för heltidsarbete, t.ex. 1880 timmar eller 1920 timmar. Timanställda räknas med men inte övertid enligt Bokföringsnämndens definition.
• Årsarbetskrafter, Skolverket räknar med 1700 timmar för en heltids årsarbete
Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro brukar mätas som en procentsats där summa sjuktimmar delas med ”tillgänglig tid”. Tillgänglig tid är anställningstid minus obetald frånvaro
Personalomsättning
Personalomsättning kan mätas i absoluta tal eller en procentsats. Personalomsättning för började och slutade i en period mäts som antal började eller slutade i förhållande till genomsnittlig antal anställda i perioden.
Läs mer om HR-Nyckeltal i vår blogg om HR-Nyckeltal och vår bok i ämnet.
Beräkna heltidsekvivalenter HTE/FTE
Beräkna antal heltider
Det finns flera modeller för att beräkna arbetad tid uttryckt som heltider eller som heltidsekvivalenter, förkortad som HTE eller engelska FTE ( full time equivalent)
Bilden till höger beskriver en modell som används inom alla universitet och högskolor.
Denna modell innebär att man kan max arbeta 1,0 HTE/FTE en månad och där man hanterar att antal arbetsdagar varierar mellan månaderna.
Andra modeller finns. Bokföringsnämnden anger att man ska beräkna antal arbetade timmar enligt deras anvisningar och dela antal arbetade timmar med 1920 för att uttrycka det som årsarbetare eller medelantal anställda.
Skolverket har ett delningstal på 1700 för att få ett mått på årsarbetskrafter.
Beräkning av HTE enl alla lärosäten:
- Den anställdes sysselsättningsgrad
- Hur många arbetsdagar det finns i månaden
- Veckoarbetstiden för heltid, 40 tim, 35 tim, 36.25 tim eller annan arbetstid.
- Frånvaro som är obetald och pågår över ett angivet gränsvärde, som hel månad eller sjuk mer än 14 dagar
Fastän mängden arbetstimmar varierar mellan månaderna så visar antal HTE/FTE samma värde förhållande till vad som man kan arbeta, det vill säga 1,0 om en person jobbar
heltid alla arbetsdagarna i månad och utan frånvaro enligt det regelverk man satt upp.
HR-Boxen/Skolboxen är integrerad med
lönesystemet Primula som alla lärosäten använder.
Andra modeller finns.
Bokföringsnämnden anger att man ska beräkna antal arbetade timmar enligt deras anvisningar och dela antal arbetade timmar med 1920 för att uttrycka det som årsarbetare eller medelantal anställda.
Skolverket har ett delningstal på 1700 för att få ett mått på årsarbetskrafter.
Du kan läsa mer om detta i vår blogg om HR-Nyckeltal.
Personalomsättning
Det finns flera modeller för att mäta personalomsättning.
Med Skolboxen/HR-Boxen får du statistik per månad för antal började och slutade i absoluta tal och som två procentsatser,
Omsättning i procent för började och
Omsättning i procent för slutade.
Personalomsättningen kan också beskrivas som omsättning per kalenderår eller löpande 12 månader.
Formeln för beräkning av procentsatsen är
Ingående antal anställda + utgående antal anställda /2 =
Genomsnittligt antal anställda i mätperioden.
Antal började / genomsnittligt antal anställda = % Började
Antal slutade/ genomsnittligt antal anställda = % Slutade
Personalomsättningen kan sedan brytas ner på valfria kategorier som befattning, anställningsform med mera.
Exempel på nedbrytning är att man vill se personalomsättning per arbetsplats eller för nyanställda.
Hur många slutar efter ett år per befattning och arbetsplats?
Det enkelt att ta fram och beräkningen görs automatiskt av Skolboxen/HR-Boxen efter varje lönekörning.
Sjukfrånvaro
Att redovisa sjukfrånvaro i procent är kanske det vanligaste HR-Nyckeltalet.
Bilden till höger visar sjukfrånvaro över åren, updelat i åldersgrupper och per kön. Visualiserat med Power-BI och med
Skolboxen/HR-Boxen som grund.
Formeln som vi använder för sjukfrånvaro i %:
Sjuktimmar / Tillgänglig tid.
Tillgänglig tid är anställningstid i timmar minus obetald frånvaro som föräldraledighet, tjänstledighet och annan obetald frånvaro
Sjukfrånvaro hanteras och ersätts olika beroende på om det är inom sjuklöneperioden eller längre men i summa sjukfrånvaro är all tid omvandlad till timmar.
Sjukfrånvaron kostar arbetsgivaren olika beroende på längd, det är en anledning att också redovisa sjukfrånvaro i kort och lång sjukfrånvaro. Ofta sätter man gränsen vid 14 dagar för kort och lång sjukfrånvaro. Skolboxen/HR-Boxen beräknar även den längre sjukfrånvaron i 15 -90 dagar och mer än 90 dagar.
Med Skolboxen/ HR-Boxen kan man följa sjukfrånvaro över tiden, mellan åren eller med säsongsvariation.
